Rühmatöö vormid

Ametlikke rühmi luuakse mitmetel eesmärkidel: ideede genereerimiseks, otsuste tegemiseks, küsimuste aruteluks, läbirääkimisteks ressursside kasutamisel või tagasiside saamiseks. Koosolek võib olla nii alaliselt tegutseva töörühma (komitee) kui ajutiselt kokkukutsutud töötajate koostöövorm.

Kas me nimetame neid koosolekuteks, konverentsideks, töörühmadeks või komiteedeks, erinevates ametlikes rühmades kulub küllalt palju tööaega. Mõned koosolekutega seotud negatiivsed asjaolud on järgmised:

• usalduse puudumine osalejate vahel hoiab neid tagasi tegelikke arvamusi esitamast;
• seisukoht, et „koosolek pole päris töö“ ei lase töötajatel koosolekuid tõsiselt võtta (s.t tullakse hiljem, minnakse varem või tegeletakse kõrvaliste asjadega)
• puuduv või mittetäielik info ei lase osalejatel olulisi otsuseid vastu võtta;
• koosolekute kehv läbiviimine (osalejatel pole päevakorda ega plaani, mida jälgida, piiratud aeg);
• koosolekuid nähakse kui tulemusi, mitte kui vahendeid
  

Hoolimata neist laialtlevinud etteheidetest on koosolekud, komiteed ja muud ametlikud rühmategevused tähtis osa igapäevasest organisatsioonilisest käitumisest.

Koosoleku efektiivsus oleneb selle ettevalmistusest, kulgemisest ja tulemustest.
Koosoleku ettevalmistamise käigus tuleb kindlaks määrata osavõtjate arv ja koosseis ning päevakord.

Joonis. Koosoleku süsteem

Liikmete arv mõjutab koosoleku efektiivsust, mistõttu see peab olema optimaalne. Kui koosolek on mõeldud nõupidamiseks, on sobivaim liikmete arv 5-7. Väiksema rühma puhul võivad tekkida konfliktid võimu jaotamise pärast, suuremas rühmas kulub aga enam aega suhtlemisele.

Koosseis oleneb kogunemise eesmärgist, liikmete huvitatusest, kasutatavast ajast, eelnevast koostööst liikmete vahel. Tippjuhid eelistavad liikmeid, kellel on palju teadmisi, kes on koostööaldid, oskavad kaitsta oma seisukohta ja arukalt kritiseerida neile vastuvõetamatuid ettepanekuid. Et koosolekust oleks kasu nii osalejatele kui lõpptulemusele, soovitatakse kutsuda ettekande tegijad ja need, kellele võidakse esitada küsimusi ning keda vastav informatsioon puudutab. Ainult informatsiooni edastamiseks pole mõtet inimesi koosolekule kutsuda, selleks võib kasutada otstarbekamaid informeerimise viise.

Päevakord oleneb koosoleku liigist, arutatavate küsimuste mahukusest ja arvust ning kasutada olevast ajast.
Osavõtjate eelnevaks informeerimiseks võib kasutada mitmesuguseid vorme: kirjalikud kutsed, teade vastavale tahvlile, memorandum.

Koosoleku läbiviimine on edukas, kui selle läbiviija arvestab reglementi ja koostöö efektiivust mõjutavaid tegureid: päevakorda, osalejate rolle, läbiviimise viise. Koosolekut juhatab eelnevalt määratud või koosoleku algul valitud juhataja.

Reglement ehk koosoleku töökord määrab ära ettekannete ja sõnavõttude kestuse. Põhiettekanne võiks kesta kuni 15-20 minutit. Selles tuuakse välja põhiprobleemid, peamised mõtted, arengusuunad. Ettekanne peab olema elav ning sisaldama fakte ja majandusnäitajaid arvude, tabelite, skeemidena. Sõnavõtu kestuseks vöiks olla mõni minut.

Koosoleku juhtimine

Koosoleku juhatajal on kaks liidrirolli: antud ülesande juhtimisega seotud roll ja sotsiaalne roll.
Ülesandega seotud rollis peab koosoleku juhataja aitama rühmal püsida ettenähtud sihil ja täita oma eesmärke. Selleks peab ta

• määratlema probleem või eesmärgi,
• küsima ja pakkuma fakte, ideid või arvamusi,
• püüdma süstematiseerida ja korrastada,
• tegema diskussioonist kokkuvõtteid,
• määratlema kokkuleppele jõudmine,
• kontrollima konsensust ja eetilisust

Sotsiaalses rollis peab koosoleku juhataja:

• toetama osalejate koostööd, tunnustama neid,
• tunnetama rühma meeleolu ja teadvustama seda neile,
• vähendama pingeid ja lepitama tülitsejaid,
• soodustama kõigi liikmete osavõttu,
• hindama rühma efektiivsust.

Mõlemaid rolle võib täita üks isik või kaks erinevat isikut.
Koosoleku läbiviimise viiside tundmine aitab juhatajal oma ülesannetega paremini toime tulla. Vastavalt olukorrale on tal võimalik valida kas  avatud arutelu, ajurünnak, nominaalgrupi tehnika või Delfi-otsustamine

Vaata slaide: rühmatöö vormid