Joonis. Planeerimise - kontrollimise seos
Kontrollimine on tegevuste jälgimise protsess veendumaks, et need teostatakse nagu planeeritud ja olulised kõrvalekalded korrigeeritakse. Kontrollimisfunktsiooniga peaksid tegelema kõik juhid, isegi kui nende üksused tegutsevad plaanipäraselt. Juhid ei saa reaalselt teada, kas nende üksused tegutsevad õigesti, kuni nad ei ole hinnanud tehtud töid ja võrrelnud tegelikku teostust soovitud standarditega. Efektiivne kontrollisüsteem kindlustab, et tegevused on teostatud viisil, mis viib organisatsiooni eesmärkide saavutamiseni. Kriteerium, mis määrab kindlaks kontrollisüsteemi efektiivsuse, on see, kui hästi see toetab organisatsiooni sihtide saavutamist.
Ideaalis sooviks iga organisatsioon jõuda eesmärkideni säästlikult ja efektiivselt. Kas see tähendab, et kontrollisüsteemid, mida organisatsioonid kasutavad, on identsed? Tõenäoliselt mitte.
Enamik organisatsioone ei kasuta vaid ühte kontrollisüsteemi kujundamisviisi. Tähtis on kujundada selline kontrollisüsteem, mis aitab organisatsioonil efektiivselt ja säästlikult eesmärkideni jõuda.
Miks on kontrollimine tähtis?
Plaanid on olemas, organisatsiooni struktuur on loodud eesmärkide efektiivse saavutamise jaoks ja töötajad on suunatud ja motiveeritud. Kuid ei ole kindlust, et tegevused on plaanipärased ja et eesmärgid, mille poole juhid püüdlevad, on tegelikult saavutatavad. Kontroll on tähtis, sest see on viimane lüli juhtimistegevuste funktsionaalses liinis. See on ainus võimalus juhtidel teada, kas organisatsiooni eesmärgid on saavutatavad ja miks nad on või ei ole. Kontrollfunktsiooni spetsiifiline väärtus on seotud selle seotusega planeerimis- ja delegeerimistegevustega.
Eesmärgid annavad juhtidele spetsiifilise suuna. Kuid üksnes eesmärkide püstitamine või nende aktsepteerimine alluvate poolt ei garanteeri, et tehakse vajalikud tööde nende eesmärkide saavutamiseks. Tegelikult on juhtimine jätkuv protsess ja kontrollimistegevused annavad tähtsa lüli tagasi planeerimise juurde.
Joonis. Planeerimise - kontrollimise seos
Kui juhid ei kontrolli, ei saa nad kuidagi teada, kas nende eesmärgid ja plaanid on õigustatud ja milliseid tegevusi edaspidi teha.
Kontrolliprotsess sisaldab kolme eraldi etappi: (1) tegeliku tulemuslikkuse mõõtmine, (2) tegeliku tulemuslikkuse võrdlemine standarditega ja (3) juhtimistegevused kõrvalekallete või standarditele mittevastavuste korrigeerimiseks.
Kontrolliprotsess eeldab standardite olemasolu. Need standardid on spetsiifilised eesmärgid, mille alusel tööd mõõdetakse. Need on loodud planeerimise protsessis, planeerimine peab eelnema kontrollimisele.
Vaata slaide: Kontrollimise alused