Joonis. Planeerimine ja juhtimistasandid
Planeerimine on protsess, mis hõlmab organisatsiooni eesmärkide püstitamist, strateegia väljatöötamist ja tegevuskavade väljatöötamist. Planeerimisega tegelevad kõik juhid, nii ametlikult kui ka mitteametlikult.
Mitteametliku planeerimise puhul otsustab juht ise planeerimisküsimused ja ta ei pruugi seda kirja panna. Selliselt planeerivad paljude väikeste firmade omanikud-juhid. Muidugi eksisteerib mitteametlikku planeerimist ka suurtes firmades või vastupidi, väikestes firmades esineb väga keerulisi ametlikke plaane.
Ametliku planeerimise puhul sõnastatakse organisatsiooni eesmärgid mitmeks aastaks, pannakse need kirja ja tehakse organisatsiooni liikmetele teatavaks. Lõpuks koostatakse täpsed tegevuskavad.
Planeerimine on tähtis, sest
1. Planeerimine aitab koordineerida tegevust: töötajad saavad teada organisatsiooni eesmärgid ja tegevussuunad ning oma osa selle saavutamisel. Kui töötajad teavad, kuhu organisatsioon liigub ja kuidas nad peavad kaasa aitama eesmärkideni jõudmisel, saavad nad koordineerida ja kooskõlastada oma tegevusi ja töötada meeskonnana.
2. Planeerimine vähendab ebaselgust, sest juhid näevad eesolevaid muutusi, võtavad neid arvesse ja töötavad välja vastavad abinõud.
3. Planeerimisel vähenevad kattuvad ja asjatud tegevused. Kui tegevuskava ja lõpptulemus on selge, saab ebaefektiivsus ilmnähtavaks ning saab parandatud või kõrvaldatud.
4. Planeerimine annab standardid kontrollimiseks. Kui me pole kindlad, mida me püüame saavutada, kuidas me saame siis kindlaks teha, kas me selle saavutasime? Kontrollimisel me võrdleme tegelikku saavutust eesmärkidega, saame määrata kindlaks kõrvalekalded ja võtta kasutusele vajalikud korrigeerivad abinõud.
Plaanid, mis kehtivad kogu organisatsiooni kohta, kehtestavad organisatsiooni üldised eesmärgid ja püüavad organisatsiooni määratleda oma keskkonna suhtes, on strateegilised plaanid. Plaanid, mis kirjeldavad detaile, kuidas üldisi eesmärke saavutada, on operatiivsed plaanid. Operatiivsed plaanid kehtivad lühema ajaperioodi kohta. Näiteks kuu-, nädala- ja päevaplaanid on peaaegu alati operatiivsed. Strateegilised plaanid on sisaldavad ulatuslikumat ajaperioodi, tavaliselt kolm ja rohkem aastat. Neis on ka avaram käsitlus organisatsioonist. Strateegilised plaanid sisaldavad eesmärkide sõnastamist, operatiivsed plaanid aga eeldavad eesmärkide olemasolu.
Erinevates olukordades sobivad erinevad plaanid. Planeerimist mõjutavad: organisatsiooni tasand, keskkonna ebakindluse määr, tuleviku kohustuste kestus. Operatiivne planeerimine domineerib madalamatel juhtimistasanditel, hierarhia ülemistel tasemetel on planeerimine rohkem strateegiline. Suurfirmade tippjuhtide planeerimine on enamasti strateegiline, väikefirmade omanikud-juhid koostavad mõlemaid.
Joonis. Planeerimine ja juhtimistasandid
Keskkonna suurem ebakindlus toob kaasa vajaduse lühiajalisemate plaanide järele. Kui organisatsiooni keskkond on kiiresti muutuv, peavad juhid olema planeerimisel paindlikud.
Juhid planeerivad tuleviku jaoks. Täna tehtud otsused saavad kohustuseks mõne tuleviku tegevuse või väljamineku jaoks.
Eesmärgid on planeerimise alus.
Eesmärk on soovitud lõpptulemus üksikisiku, rühma või kogu organisatsiooni jaoks. Eesmärgid annavad suuna kõigi juhtkonna otsuste jaoks ja kujundavad kriteeriumi, millega tegelikke saavutusi võrrelda.
Vaata slaide: planeerimine