Avaleht > 7. Projektijuhtimise alused > Projekti planeerimine

 
 
 

Projekti planeerimine

Projekti kavandamisel selgitatakse probleemi, püstitakse eesmärgid, seatakse kaugemad sihid, koostatakse täpne tegevuskava, kirjeldatakse projekti meeskonda, pannakse kokku eelarve, tutvustatakse projektitööga kaasnevat aruandlust ning oma tegevusele hinnangu andmist.

Probleem ja taust

Projektikavandi koostamine algab probleemi kirjeldamisega ja taustinfo andmisega antud probleemi kohta. Antakse ülevaade hetkeseisu kohta ja selgitatakse, miks on antud projekt vajalik.

Seda osa kirjutades tuleb:

  • valida õigesti statistilisi andmeid või fakte
  • vältida probleemi esitamist lootusetuna
  • vältida emotsionaalsust, valida asjalik toon
  • mitte süüdistada ega halvustada kedagi
  • kirjutada võimalikult lühidalt ja selgelt

Probleemi püstituse ja projektiidee esitlemisest peab asjasse mittepuutuvale inimesele selgeks saama, miks on antud projekti järele vajadus ja kuidas ühiskond sellest kasu saab. Kui see osa projektikavandist ei avalda muljet, siis tihti ei loetagi edasi.

Projekti eesmärgid ja sihid

Eeltoodud probleemi lahendamiseks tuleb väga selgelt ja lühidalt sõnastada projekti eesmärk. Projekti eesmärgi sõnastamine peab pakkuma lahenduse kirjeldatud probleemile. Projekti eesmärk peab haakuma rahastajate prioriteetidega.

Projekti eesmärk on olukord, mida soovitakse projekti lõpuks saavutada. Seda võib nimetada ka otseseks eesmärgiks. Eesmärk ei saa olla tegevus. Kuid otsese eesmärgi saavutamisega aidatakse kaasa mingi üldisema  või kaugema eesmärgi saavutamiseks, seda nimetatakse sihiks. Taotletav siht näitab projekti jätkusuutlikkust.

Projekti otsene eesmärk peab olema:

  • spetsiifiline ehk ainulaadne antud projekti teistest eristav;
  • mõõdetav ehk arvuliste ja/või kvaliteedinäitajatega kirjeldatav;
  • ajaliselt määratletud ehk eesmärgi või tulemuse saavutamise aega täpsustav;
  • realistlik ehk antud tingimustes teostatav;
  • täpne ehk üldsõnalisust ja ebamäärasust vältiv.

Esitähtede kokkulugemisel saame ingliskeelse sõna SMART, mis tõlkes tähendab ‘arukas’. Nõudeid projekti eesmärgile nimetataksegi SMART-reegliks.

Projekti otsese eesmärgi võib jagada ka alaeesmärkideks.
Projekti eesmärgid peavad olema sõnastatud võimalikult konkreetselt, vältida sõnu parandada, arendada, tõhustada, tutvuda jne.
Projekti eesmärgid peavad viima konkreetsete tulemuste saavutamiseni.

Tegevuskava

Tegevuskava koosneb kolmest väga olulisest komponendist:
1. eesmärkide saavutamiseks vajalike tegevuste loetelu;
2. iga konkreetse tegevuse sooritamiseks vajaliku aja määratlemisest ehk tähtajast;
3. iga tegevuse mõõdetava tulemuse määratlemisest.

Projekti meeskond

Projekti meeskonna moodustavad inimesed, kes on kaasatud projekti käiku kogu selle aja vältel ning kelle tegevust koordineerib projektijuht. Projektijuht vastutab kogu projekti tähtajalise, eesmärgistatud ja ressursist lähtuva elluviimise eest. Meeskonnaliikmed on vastutavad konkreetse valdkonna või teatud ülesannete eest (näit. koolituste korraldamine, raamatupidamine jne). Sageli kaasatakse projekti ka väliseid eksperte: lektorid, tõlgid, disainerid. Oluline on kaasata sidusgruppide esindajad, kes tagavad projekti jätkusuutlikkuse.
Projekti edu algab meeskonna õigest valikust, selleks määratletakse vajalikud rollid meeskonnas ja sõnastatakse nende ülesanded. Selle põhjal saab otsida sobiva kvalifikatsiooniga, kogemuste ja isikuomadustega inimesi, keda tuleb motiveerida ja kinnistada meeskonda.

Projekti eelarve

Pärast seda, kui kõik vajalikud tegevused ja ressursid on läbi mõeldud, saab hakata koostama projekti eelarvet. Reeglina saa  projekti eelarvesse kirjutada ainult need kulutused, mida tehakse ajavahemikus projekti alguskuupäev ja lõpukuupäev. Projekti eelarvesse pannakse ainult need kulutused, mis on seotud projekti tegevustega.

Eelarve koosneb järgmistest osadest:

  • töötasud koos riigimaksudega (projektijuht, konsultandid, eksperdid, koolitajad jt. projektis osalejad);
  • transpordikulud;
  • majutuskulud;
  • seminarikulud (ruumide rent, kohvipausid jne);
  • soetused (seadmed, vahendid, ehitusmaterjalid, kirjandus jm);
  • halduskulud (paljundamine, ruumide üür, telefoni-, faksi- ja internetikulud jne).

Erinevatel programmidel ja fondidel võivad eelarve osas olla omad nõudmised. Näiteks ei saa mõnedes programmides taotleda toetust töötasudele, kuid eelarvesse arvestatakse need siiski ja kaetakse omavahendite arvelt. Samuti on programme, kust ei saa taotleda toetust soetustele, vaid ainult koolitusele. See tuleb projektitaotlemise eeltööna endale selgeks teha, et hiljem ei tabaks kirjutajat ebameeldiv üllatus. Projektitaotluses tuuakse ka välja, millist osa eelarves taotletakse antud programmist, missugused ressursid kaetakse omavahendite arvelt ja/või teistest allikatest.

Kui eelarve on koos, siis tasub üle kontrollida, kas eelarve ikka kindlustab projekti vajalike vahenditega:

  • on rahastajale arusaadav (detailideni lahtikirjutatud: iga inimese tööpäevade arv, sõitude/sõitjate arv, kilometraaž, ööbimiste arv, soetuste nimetused ja arv jne)
  • sisaldab vajadusel selgitusi
  • vorm ja sisu vastab rahastaja nõuetele (kategooriate vaheline protsentuaalne suhe, limiidid erinevatele kategooriatele jne)
  • arvutuste aluseks olnud andmed on alles (hinnapakkumisi ja -kirju võib vajadusel lisada lisasse)
  • on väike varu (hinnad võivad muutuda, on otstarbekas kasutada veidi kõrgemaid hinnamäärasid)

Eelarvet koostades ei tohiks unustada, et ka taotluste rahastajatel ja hindajatel on infot hindade kohta!

 

 

Organisatsioon ja juhtimine